Einkauf und Beschaffung

Auch wenn wohl schon heute jedes traditionell arbeitende Unternehmen notwendige G�ter so g�nstig wie m�glich einzukauft: Die elektronische Beschaffung (E-Procurement) er�ffnet zus�tzliche Einsparpotenziale. 1. Per Internet lassen sich g�nstigere Angebote f�r jede Art von G�tern schnell und einfach herausfinden. 2. Dazu kommt eine wirkungsvollere Kommunikation, sowohl im Unternehmen (per Intranet) als auch mit Lieferanten (per Extranet oder Internet).

Ben�tigte G�ter lassen sich nach ihrer unterschiedlichen Bedeutung f�r die konkrete Leistung eines Unternehmens in A-, B- und C-G�ter unterteilen (von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich). A-G�ter sind z.B. Rohstoffe oder Halbfertigerzeugnisse (z.B. Sitze f�r Kfz): Sie flie�en direkt in den Produktionsprozess mit ein und sind daher von besonderer Bedeutung f�r jedes Unternehmen. B-G�ter sind etwa Standardbauteile (z.B. Elektromotoren, Relais). Sie nehmen auf der Bedeutungsskala f�r Unternehmen eine mittlere Position ein. Zu den so genannten C-G�tern z�hlen B�romaterialien, Werkzeuge oder Hygieneartikel. Sie sind f�r die Produktion nur mittelbar von Bedeutung. Ihre Bestellung l�sst sich besonders gut automatisieren: Anbieter k�nnen sie leicht beschreiben, Besteller leicht identifizieren (z.B. Papier im DIN-Format).

Der besondere Vorteil der Beschaffung per Internet ist, Verfahrensweisen zu straffen und so Kosten zu reduzieren. Hintergrund: Der traditionelle Beschaffungsprozess in mittleren Unternehmen besteht aus vielen Einzelschritten, die nicht selten mit einem ganz erheblichen Aufwand verbunden sind. Die Kommunikation klappt nicht mehr per Zuruf wie bei Kleinunternehmen, Automatisierungen wie bei gr��eren Unternehmen sind noch nicht an der Tagesordnung. Hinzu kommen Medienbr�che in der Kommunikation zwischen den Mitarbeitern, der Einkaufsabteilung und den Lieferanten: Jede Stelle benutzt eigene Formulare, die immer wieder von Hand ausgef�llt werden m�ssen und auf verschiedenen Kommunikationswegen (Fax, Brief, Telefon etc.) weiter transportiert werden.

Zu hohe Kosten, zu hohe Zeitverluste

Folgen: Nach einer Untersuchung der Unternehmensberatung KPMG unter deutschen Maschinenbau-Unternehmen im Jahr 1999 kostet ein traditioneller Beschaffungsvorgang durchschnittlich 176 DM. Die Bearbeitung f�r eine einzige Bestellung dauert 162 Minuten, durchschnitlich verteilt �ber lange 16 Tage. Dazu kommt: Der gr��te Teil des Zeitaufwandes in den Einkaufsabteilungen - etwa 80 % - entf�llt auf die Beschaffung von vergleichsweise unwichtigen B�romaterialien (C-G�ter). Diese haben aber nur einen Anteil von 20 % am gesamten Beschaffungsvolumens.

Unwirtschaftliche Bestellungen

Ein Grund f�r den unverh�ltnism��ig gro�en Zeitaufwand ist, dass 50 % aller Bestellungen Einzelbestellungen sind. Eine technische Unterst�tzung des Beschaffungsvorganges kann Zeit und Geld sparen helfen. Der traditionelle Einkauf hat (abgesehen von aufw�ndigen Verfahrensweisen) oft auch den Nachteil, dass viele verschiedene Bestellungen auf viele verschiedene Einzellieferanten verteilt sind. So fallen sonst m�gliche Mengenrabatte weg. Einsparungspotenziale ergeben sich au�erdem durch eine bessere Auswahl der Lieferanten und geschickte Verhandlungen �ber Preise.

Einkauf und Beschaffung vom Arbeitsplatz aus

Die Kosten f�r einen Beschaffungsvorgang lassen sich nach einer Untersuchung von KPMG um bis zu 90 % reduzieren: durch die Verringerung der vielen BestellEinzelschritte auf elektronischem Wege (E-Procurement). Dies ist m�glich, wenn alle Mitarbeiter durch Intranet miteinander verbunden sind und direkt von ihrem Arbeitsplatz aus Produkte oder Dienstleistungen aus einem oder mehreren elektronischen Produktkatalogen heraus suchen, Preise vergleichen und schlie�lich ordern: mit Hilfe eines elektronischen Desktop Purchasing Systems.

Elektronische Hilfe: Desktop Purchasing System

Ein Desktop Purchasing System sammelt die Einzelbestellungen der Mitarbeiter und leitet sie zentral an vertraglich angebundene Lieferanten weiter. Voraussetzung: Das gesamte Bestellverfahren und alle daf�r notwendigen Genehmigungs- und Verwaltungsprozesse m�ssen durchforstet und elektronisch geordnet und verkn�pft werden. Dazu kommt: Einfache und schnelle Bestellungen f�hren zu k�rzeren Lieferzeiten. Au�erdem gibt das Desktop Purchasing System jederzeit auch einen �berblick �ber die Lagerbest�nde aller Beschaffungs-G�ter. Beide Faktoren erlauben, die Lagerbest�nde und die daf�r anfallenden Kosten zu reduzieren: um 20 bis 40 %.

Wenige g�nstige Lieferanten

Ein Dreh- und Angelpunkt dieses Systems ist die Zusammenarbeit - per Extranet oder Internet - mit wenigen Lieferanten. Auf diese Weise lassen sich g�nstigere Einkaufs- und Lieferkonditionen nutzen: durch Rabatte bei gr��eren Bestellungen oder auch exklusiven Rahmenvereinbarungen, z.B. die garantierte Abnahme bestimmter Mengen pro Jahr zu entsprechend g�nstigen Preisen. Au�erdem kann ein �berschaubarer Beschaffungsvorgang leichter automatisiert werden. Schlie�lich k�nnen und sollten wirtschaftliche Regelungen zur Zahlungsabwicklung getroffen werden. Ganz wichtig: Monatliche Sammelrechnungen anstelle von Einzelrechnungen pro Lieferung entlasten das Rechnungswesen und damit die Firmenkasse.

Zentrale Produktkataloge f�r Mitarbeiterbestellungen

Das "Herzst�ck" von elektronischen Beschaffungs-Systemen sind zentrale Produktkataloge, die im Intranet eines Unternehmens abgelegt oder per Extranet oder Internet direkt beim Lieferanten zug�nglich sind. Sie enthalten alle Produkte (und die dazu geh�rigen Daten), die ein Unternehmen immer wieder ben�tigt und bei bestimmten Lieferanten bestellt. Mittels einer Bestellfunktion (�hnlich einem Online-Shop) k�nnen Mitarbeiter einzelne G�ter - z.B. B�romaterial - hier anfordern.

Kurze Durchlaufzeiten im Unternehmen

Bevor eine Bestellung "rausgeht", wird sie durch einen Vorgesetzten elektronisch frei gegeben (Web-Frontend). Dieses Verfahren kann noch wesentlich vereinfacht werden: Etwa dadurch, dass Mitarbeitern ein Jahresbudget f�r die Bestellung von B�roartikeln zur Verf�gung gestellt wird. Der Aufwand f�r Genehmigungen durch den Vorgesetzten wird dadurch auf ein Mindestma� reduziert. Alle Mitarbeiter-Bestellungen werden �ber das Intranet gesammelt und in regelm��igen Abst�nden an die betreffenden Vertragslieferanten weitergeleitet - in der Regel automatisch per E-Mail (oder auch noch per Fax). Umgekehrt kann und sollte jeder Mitarbeiter selbst kontrollieren, ob die Ware bei ihm eingegangen ist. Dies ist schneller und kosteng�nstiger als eine zentrale Eingangskontrolle.

Beschaffungssysteme: "Ma�geschneidert" oder "von der Stange"

Desktop Purchasing Systeme k�nnen f�r ein Unternehmen "ma�geschneidert" werden (Individual-L�sung). Es gibt aber auch Anbieter, die Systeme "von der Stange" zur Verf�gung stellen. Eine Individual-L�sung ist 100-prozentig auf das jeweilige Unternehmen abgestimmt: z.B. auf seine spezifischen Beschaffungsprozesse oder bereits eingef�hrte Warenwirtschaftssysteme. Kehrseite der Medaille: Sie sind mit nicht unerheblichen Investionen und Kosten verbunden, vor allem f�r die Pflege des zentralen Artikelkataloges, etwa die elektronische Anlieferung von Artikeldaten durch die Lieferanten. Individual-L�sungen bieten sich daher vor allem f�r mittlere bis gro�e Unternehmen an. F�r kleinere Unternehmen sind so genannte Desktop Purchasing-Dienste (Plattformen) die Alternative.

Einkauf und Beschaffung �ber das Internet: Erschlie�ung neuer und g�nstiger Beschaffungsm�rkte

G�nstige Beschaffungspreise erzielt man vor allem durch systematischen Preisvergleich zwischen verschiedenen Lieferanten. Im Internet k�nnen Unternehmen weltweit nach in Frage kommenden Anbietern suchen, sich �ber das vorhandene Produktspektrum informieren und konkrete Angebote f�r Bestellungen einholen.

Nutzer k�nnen auf elektronischen Marktpl�tzen gezielt nach geeigneten Lieferanten und Produkten suchen: z.B. mit Hilfe von Lieferantenverzeichnissen, die oft au�erdem Informationen �ber Produktspektrum, Lieferf�higkeit etc. bereit halten. Umgekehrt k�nnen Unternehmen aber auch ihre Beschaffungsw�nsche auf einem solchen Marktplatz ausschreiben. Interessierte Lieferanten k�nnen nach solchen Ausschreibungen suchen und gegebenenfalls Angebote abgeben. Eine besondere Form der Ausschreibung sind umgekehrte Auktionen (Reverse-Auctions): Der Beschaffungsbedarf vom einkaufenden Unternehmen wird dabei ver�ffentlicht und interessierte Lieferanten haben die M�glichkeit ihre Gebote anonym abzugeben. Das aktuelle Gebot ist allen Auktionsteilnehmern zug�nglich und bildet die Grundlage f�r nachfolgende Gebote. Zentraler Vorteil f�r den Nachfrager ist, die Angebote automatisch entgegen zu nehmen und zu pr�fen und letztlich den Einstandspreis oftmals nicht unerheblich zu senken.

Die Effektivit�t des Austauschs mit Marktpl�tzen steigt mit deren nahtloser Anbindung an die eigene Warenwirtschaft: Statt Bestellungen manuell in das Bestellsystem bei Lieferanten eingeben zu m�ssen, ist auch hier die Automatisierung des Informationsaustauschs von entscheidender Bedeutung. Auch hier k�nnen sonst langwierige und kostenintensive Bestellvorg�nge vereinfacht werden: wenn z.B. die Mitarbeiter Bestellungen selbst aufgeben d�rfen (im Rahmen von Budgetlimits) oder dadurch, dass Genehmigungen f�r Mitarbeiterbestellungen elektronisch z.B. per Extranet erteilt werden.

E-Business in der Unternehmensstrategie

Ein Unternehmen, dass wom�glich ein elektronisches Beschaffungs-System einsetzen oder an einem elektronischen Marktplatz teilnehmen will, sollte daf�r zun�chst seine eigene Wertsch�pfungskette, seine Lieferantenstruktur, seine Beschaffungsportfolios und auch seine Beschaffungsprozesse genau unter die Lupe nehmen. In der Praxis steht dann ggf. nicht allein die rein technische Umsetzung zur Debatte. In einem Unternehmen m�ssen vielmehr interne sowie zwischenbetriebliche Abl�ufe neu organisiert werden. Dies vor allem ist von entscheidender Bedeutung f�r den Erfolg. Hier bietet das Netzwerk der Kompetenzzentren Elektronischer Gesch�ftsverkehr Hilfe an. Kontaktadressen: www.bmwi-netzwerk-ec.de.