Im folgenden wird nun dargestellt mit welchen Informationen das Standpersonal auf den Messeauftritt vorbereitet werden sollte, um das richtige Verhalten zu erreichen:
Um die Mitarbeiter situationsgerecht auf den Messeauftritt vorzubereiten sollten nochmals die Grundleitlinien des Unternehmens aufgezeigt werden. Dies umfasst die Unternehmensphilosophie, das Image des Unternehmens und die strategischen Unternehmensziele.
Des weiteren sollte die allgemeinen und speziellen Messeziele und Vorgaben kommuniziert werden, um das Verhalten des Messeteams zulenken. In diesem Zusammenhang ist es selbstverständlich, dass die Mitarbeiter auch persönliche Ziele verfolgen. Zu diesen persönlichen Zielen zählen beispielsweise die Pflege der informellen Kontakte oder die Überprüfung der eigenen Wirkung. Im Sinne der Mitarbeitermotivation sollte diese Ziele homogenisiert werden und in der Messekonzeption berücksichtigt werden; z.B. Pflege der Informellen Kontakte im Zuge der Markforschung nutzen. Als Basis jedoch müssen diese persönlichen Ziele sichtbar gemacht und akzeptiert werden.
Es ist wichtig das Messepersonal auf die Besucher und deren Bedürfnisse einzustellen. Anwender oder Entscheider, Techniker oder kaufmännischer Angestellter – die Anforderungen im Bezug auf Informationen, Nutzenargumentation, Verhalten und Gesprächsführung unterscheiden sich bei den unterschiedlichen Besuchergruppen maßgeblich. Als Informationsquelle für das Besucherprofil können beispielsweise die Analysen der FKM (www.fkm.de) oder die eigenen Untersuchungen der Vorgängermessen dienen.
Als weiter Punkt ist es wichtig die Mitarbeiter detailliert zu informieren welche Produkte auf der Messe vorgestellt werden. Zudem sollte hierzu nochmals die technischen Details, die Einsatzfelder, die Nutzenargumentation erläutert werden. Speziell auf den Kundennutzen in Verbindung mit der erwarteten Zielgruppe sollte hier besonders geachtet werden. Denn nur so kann das Standpersonal erfolgreich das Interesse wecken und die Besucherinteressen befriedigen
In den vorangegangen Kapiteln wurde die Messe im Hinblick auf die Präsenz der Wettbewerber beschrieben. Es ist wichtig dem Messeteam einen Marktüberblick über die Konkurrenzangebote zu präsentieren, um die Besonderheiten der eigenen Produkte besonders in den Focus rücken und den Zusatznutzen herausstellen zu können.
Besonders wichtig ist die Darstellung der Struktur und Organisation des Standes. Dies umfasst die räumliche und personelle Standstruktur. Hierbei sollte beispielsweise erläutert werden wo sich die Funktionsräume wie Lager, Küche etc. und die Ausstellungsgüter und Prospektmaterial befinden. Zudem sollten die personellen Verantwortlichkeiten und Kompetenzen definiert werden; beispielsweise welcher Mitarbeiter ist für die Betreuung der Presse und der VIP´s verantwortlich. Mur durch die Kommunikation dieser Informationen kann der reibungslose Messeablauf gewährleistet werden.
Wichtig ist auch die „Spielregeln“ für das Verhalten auf dem Messestand klar zu beschreiben, denn nur so kann gewährleistet werden, dass das Standpersonal diese auch befolgt. Zu diesen Regeln gehört beispielsweise das abmelden bei Pausen, denn es ist peinlich nach zehn Minuten Suche dem Besucher sagen zu müssen Herr XY ist leider nicht auffindbar.
