DIE PHASE VOR DER GRÜNDUNG

Schon bevor Sie sich selbständig machen, fallen Kosten an, die mit Ihrem künftigen Unternehmen zusammenhängen. So werden beispielsweise bereits vor der Betriebseröffnung oder vor der Gewerbeanmeldung Geschäftsräume angemietet, Berater entwerfen eine Unternehmenskonzeption, Sie schaffen Teile der Geschäftsausstattung an oder unternehmen zur Anknüpfung von Geschäftskontakten Geschäftsreisen. In der Regel erzielen Sie in dieser Phase noch keine Einnahmen, so daß am Jahresende möglicherweise ein Verlust entsteht, den Sie von Ihren anderen Einkünften (z. B. den Lohneinkünften) im Rahmen der Einkommensteuer-Erklärung abziehen können. Beachten Sie:

Sammeln Sie sämtliche Belege von solchen Ausgaben. Ihre Geschäftspartner müssen Ihnen die Mehrwertsteuer als Vorsteuer getrennt in Rechnung stellen. Die Vorsteuerbeträge erhalten Sie vom Finanzamt im Rahmen einer Umsatzsteuer-Voranmeldung voll zurück.

WAS IST BEI BEGINN DES GESCHÄFTSBETRIEBS ZU TUN?

Welche Aufzeichnungen muß ein Kleinbetrieb führen?

Kasse

Die baren Geschäftsvorfälle (Einnahmen und Ausgaben), die mit dem Betrieb zusammenhängen, sollen täglich vollständig in ein Kassenbuch eingetragen werden. Der Barbestand, der sich aus dem Kassenbuch errechnet, muß mit dem tatsächlichen Bestand an Bargeld übereinstimmen.

Wareneingang

Jeder Gewerbebetrieb ist verpflichtet, alle eingekauften Halb- und Fertigwaren, aber auch die Roh- und Hilfsstoffe aufzuzeichnen (Datum, Lieferer, Warenbezeichnung, Preis, Beleg-Hinweis). Soweit keine doppelte Buchführung eingerichtet ist, muß ein Wareneingangsbuch geführt werden.

Warenausgang

Ein Warenausgangsbuch braucht nur geführt werden, wenn z. B. als Großhändler Waren an andere gewerbliche Unternehmer geliefert werden. Aufzuzeichnen sind Datum, Abnehmer, Warenbezeichnung, Preis, Beleg-Hinweis.

Umsatzsteuer

Jeder Gewerbetreibende ist verpflichtet, alle vereinnahmten bzw. vereinbarten Entgelte für Warenverkäufe oder Dienstleistungen, getrennt nach Steuersätzen und steuerfreien Umsätzen, aufzuzeichnen; gleiches gilt für die entsprechenden Größen von empfangenen Lieferungen bzw. Leistungen. Für Kleinunternehmer mit einem Vorjahresumsatz bis zu 32.500 DM und einem voraussichtlichen Umsatz im laufenden Jahr bis zu 100.000 DM gelten vereinfachte Aufzeichnungsvorschriften.

Gewinnermittlung

Eine vereinfachte Methode der Gewinnermittlung stellt die sogenannte Einnahmen-Überschußrechnung (Gewinn = Überschuß der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben) dar. Diese Methode ist steuerlich aber nur zulässig, solange das Finanzamt nicht feststellt, daß Ihr Umsatz höher als 250.000 € oder Ihr Betriebsvermögen höher als 75.000 € oder Ihr gewerblicher Gewinn höher als 24.000 € im jeweiligen Geschäftsjahr ist. Bei der Einnahmen-Überschußrechnung werden in einem einfachen Journal alle Betriebseinnahmen, die bar oder auf einem Ihrer Konten eingehen, den Betriebsausgaben gegenübergestellt. Es empfiehlt sich, die Betriebsausgaben in die wichtigsten Kostenblöcke aufzuteilen, z. B. Waren- und Materialeinkäufe, Löhne und Gehälter, soziale Abgaben, Reisekosten, Beiträge, Gebühren und Versicherungen, Bürokosten, Portokosten, Autokosten, betriebliche Steuern (Gewerbesteuer, Grundsteuer etc.), Zinsen, sonstige Kosten, Abschreibungen.

Welche Bücher muß der größere Betrieb führen?

Eine kaufmännische Buchführung ist dann einzurichten, wenn die genannten Grenen überschritten werden oder wenn Sie als Kaufmann in das Handelsregister eingetragen sind. Steuerlich gesehen ist es unerheblich, ob Sie sich für die sogenannte Journalbuchführung, Durchschreibebuchführung oder EDV-Buchführung entscheiden. Wenn Sie sich bisher nur wenig um Buchführungsfragen gekümmert haben, empfiehlt es sich, einen Berater einzuschalten. Die Buchführung ist nicht nur eine lästige Pflicht gegenüber dem Finanzamt, sondern sie kann auch ein wichtiges Steuerungsinstrument für das Unternehmen sein. Wird eine Buchführung eingerichtet, ist zunächst ein Kontenplan aufzustellen, der den Vorschriften der §§ 238 ff HGB entspricht und auf die betriebliche Erfordernisse abgestimmt ist. Danach ist die Eröffnungsbilanz, die über das Vermögen und die Schulden am Eröffnungstag Auskunft gibt, aufzustellen. In der Regel werden bei Einführung einer Buchführung die Sachkonten "Wareneinkäufe" und "Warenverkäufe" eingerichtet. In diesen Fällen kann auf eine gesonderte Aufzeichnung des Wareneingangs und des Warenausgangs verzichtet werden. Ebenfalls können die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungen innerhalb der Buchführung vorgenommen werden. Weitere wichtige Konten: Lieferanten- und Kundenkonten (Kontokorrente), Sonderkonten für Geschenke, Bewirtung, Reisekosten und Autokosten sind aus steuerlichen Gründen einzurichten. Ein Bestandsverzeichnis für das Anlagevermögen ist aufzustellen. Bank-, Postbankbelege, Kassenquittungen, ausgehende Rechnungen und die Geschäftspost sind ordnungsgemäß aufzubewahren.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen sind zu beachten:

Bilanzunterlagen, Inventare, Sachkonten: 10 Jahre; sonstige Unterlagen 6 Jahre

Was müssen kleine, aber auch größere Betriebe steuerlich noch beachten?

Vom Finanzamt muß die Steuernummer angefordert werden. In der Regel sendet aber das Finanzamt nach der Gewerbeanmeldung von sich aus einen Betriebseröffnungsbogen zu. Werden Arbeitnehmer beschäftigt, sind Lohnkonten einzurichten. Die Erfassung, Aufzeichnung und Zahlung der Umsatzsteuer ist zu organisieren. Für grenzüberschreitende Warenbewegungen zwischen Unternehmern innerhalb der Europäischen Gemeinschaft ist seit dem 1. Januar 1993 eine sog. Umsatzsteueridentifikationsnummer zu beantragen. Dies erfolgt beim Bundesamt für Finanzen, 66740 Außenstelle Saarlouis, Industriestraße 6, Tel.: 06831/45 60.

DIE FÜR EXISTENZGRÜNDER WICHTIGSTEN STEUERN

Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer)

Die von einem Unternehmer im Inland ausgeführten Lieferungen (z. B. Warenveräufe) oder sonstige Leistungen (z. B. Dienstleistungen, Transportleistungen) unterliegen der Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer). Der Steuersatz der Umsatzsteuer beträgt 15 % des Nettoumsatzes, in Ausnahmefällen 7 % (z. B. bei Nahrungsmitteln, Druckerzeugnissen). Sie haben die von Ihnen getätigten Umsätze und die darauf entfallende Steuer in der monatlichen oder vierteljährlich Umsatzsteuer-Voranmeldung und der Umsatzsteuerjahreserklärung zu erklären. Von der sich hiernach ergebenden Umsatzsteuerschuld können Sie die von Ihren Vorlieferanten für Lieferungen und sonstige Leistungen in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen. Die Differenz haben Sie als Umsatzsteuervorauszahlung an das Finanzamt abzuführen. Übersteigt der Vorsteuerabzug die ausgewiesene Umsatzsteuer, so wird der Differenzbetrag vom Finanzamt gutgeschrieben bzw. erstattet.

Beispiel (bei Steuersatz 16 %):

Im gleichen Zeitraum tätigen Sie Wareneinkäufe

Die Umsatzsteuervorauszahlung für diesen Voranmeldungszeitraum berechnet sich demnach wie folgt:

Um einen Vorsteuerabzug geltend machen zu können, ist es für Sie als Existenzgründer nicht unbedingt erforderlich, schon Umsätze zu tätigen. Sie können Vorsteuerbeträge auf Gründungskosten und auf Anschaffungen im Zusammenhang mit der Existenzgründung beim Finanzamt selbst dann geltend machen, wenn die tatsächliche Aufnahme der selbständigen Tätigkeit erst zu einem späteren Zeitpunkt erfolgt. Akzeptiert wird auf jeden Fall ein Zeitraum von 3 Monaten. D.h., Ausgaben, die max. vor 3 Monaten angefallen sind und im Zusammenhang mit der Existenzgründung stehen, werden anerkannt. In begründeten Fällen wird auch ein längerer Zeitraum akzeptiert. Wichtig ist nur, daß die gesamten Aufwendungen im Zusammenhang mit dem künftigen Unternehmen stehen. Werden beispielsweise Maschinen und Einrichtungen im März angeschafft und erfolgt die tatsächliche Betriebseröffnung erst mit Ablauf des Monats Juni, so kann die Rückerstattung der auf den Anschaffungen lastenden Vorsteuern mit Ablauf des Monats März beim Finanzamt beantragt werden. Bei Umsätzen an andere Unternehmer ist der Warenwert und Steuerbetrag in der Rechnung gesondert auszuweisen: beides zusammen ergibt den Verkaufspreis. Bei Verkäufen an Letztverbraucher ist diese Aufteilung nicht erforderlich. Hier darf bei der Preisauszeichnung (z. B. Schaufenster) nur der Verkaufspreis einschließlich Umsatzsteuer angegeben werden.

Beachten Sie:

Vorsteuerbeträge, die auf Anschaffungen, z. B. Fahrzeuge, Schreibmaschine, Geschäftseinrichtung, entfallen, können auch dann steuerlich geltend gemacht werden, wenn das Unternehmen erst später eröffnet wird. Das Umsatzsteuerrecht sieht eine besondere Regelung für Kleinunternehmer vor, die ein Geschäft neu eröffnen. Umsatzsteuer wird nicht erhoben, wenn der voraussichtliche Umsatz im Kalenderjahr 50.000 nicht übersteigen wird. Die von Lieferanten in Rechnung gestellten Vorsteuern gehen somit in die Wareneinkaufskosten und die sonstige Kosten ein. Machen Sie von dieser Regelung Gebgauch, dürfen Sie keine Umsatzsteuer gesondert in Rechnung stellen, Ihr Abnehmer hat dann auch keinen Vorsteuerabzug. Selbstverständlich können Sie jedoch auf die Steuerbefreiung verzichten und die Umsätze normal versteuern. Dies bietet sich immer dann an, wenn Sie hohe Vorbezüge haben (z. B. Warenbezüge und Anlagenzugänge), die mit Vorsteuern belastet sind oder wenn sich Ihr Kundenkreis aus Unternehmen zusammensetzt.

Einkommensteuer/Körperschaftssteuer

In die Bemessungsgrundlage für die Einkommensteuer geht der Gewinn ein, den Sie im Rahmen Ihres Gewerbebetriebs erzielen. Dieser Gewinn ist durch Betriebsvermögensvergleich oder durch Überschuß der Einnahmen über die Betriebsausgaben zu ermitteln. Das Einkommensteuerrecht kennt folgende Einkunftsarten: aus Land- und Forstwirtschaft, aus Gewerbebetrieb, aus selbständiger Arbeit, aus nichtselbständiger Arbeit, aus Kapitalvermögen, aus Vermietung und Verpachtung sowie die sonstigen in § 22 Einkommensteuergesetz genannten Einkünfte (beispielsweise Ertragsanteil einer Rente, Einkünfte aus Spekulationsgeschäften). Erzielen Sie Einnahmen einer oder mehrerer Einkunftsarten, sind für die Ermittlung der Bemessungsgrundlage der Einkommensteuer die positiven Einkünfte, aber auch gegebenenfalls Verluste bei den einzelnen Einkunftsarten zusammenzurechnen. Nach Abzug bestimmter sach- und personenbezogener Beträge ergibt sich das zu versteuernde Einkommen. Die Körperschaftssteuer ist die Einkommensteuer juristischer Personen. Haben Sie eine GmbH gegründet, so unterliegt das Einkommen dieser Kapitalgesellschaft der Körperschaftssteuer. Sie beträgt für ausgeschüttete Gewinne 30 %* und für nicht ausgeschüttete Gewinne 45 %*. Für ausgeschüttete Gewinne kommen noch weitere 25 % Kapitalertragssteuer dazu. Die Steuerbelastung auf die ausgeschütteten Gewinne wird bei der persönlichen Einkommenssteuerschuld des Gesellschafters angerechnet. Eine Doppelbesteuerung wird somit vermieden. (*Stand 2002) Die erste Vorauszahlung auf Einkommensteuer oder Körperschaftssteuer nach der Betriebseröffnung setzt das Finanzamt nach Ihren Angaben im Betriebseröffnungsbogen fest, sofern Sie mit einem Gewinn rechnen. Nach Ablauf des ersten Kalenderjahres ist eine unterschriebene Einkommen- bzw. Körperschaftssteuer-Erklärung nach amtlichem Muster, ferner eine Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung (evtl. mit Geschäftsbericht) oder eine Einnahmen-Überschußrechnung beim Finanzamt einzureichen.

Lohnsteuer

Als Arbeitgeber haben Sie die Lohnsteuer für Ihre Arbeitnehmer bei jeder Lohnzahlung einzubehalten und an das Betriebsfinanzamt abzuführen. Die Höhe der Lohnsteuer richtet sich nach der jeweiligen Lohnsteuertabelle, die Sie im Fachbuchhandel erhalten. Die von Ihnen als Arbeitgeber freiwillig übernommenen Leistungen nach dem Vermögensbildungsgesetz und sonstige freiwillig übernommenen Leistungen nach dem Vermögensbildungsgesetz und sonstige freiwillig gewährten Sachzuwendungen an Ihre Arbeitnehmer (z. B. kostenfreie Überlassung eines Pkws) sind als lohnsteuerpflichtige Bestandteile bei der Lohnsteuerabrechnung zu berücksichtigen. Für jeden Arbeitnehmer müssen sie ein Lohnkonto führen. Sie sind verpflichtet, sich bei Beginn des Kalenderjahres bzw. bei Dienstantritt eine Lohnsteuerkarte vorlegen zu lassen. Liegt Ihnen keine Lohnsteuerkarte vor, müssen Sie die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI vom vereinbarten Bruttolohn berechnen. Die Lohnsteuer pauschal zu erheben, ist in bestimmten Fällen möglich. Bei Arbeitnehmern, die nur kurzfristig beschäftigt werden, kann die Lohnsteuer mit einem Pauschalsatz von 25 % abgegolten werden. Der Arbeitnehmer darf allerdings nur gelegentlich, nicht regelmäßig wiederkehrend beschäftigt werden und die Dauer der Beschäftigung 18 zusammenhängende Arbeitstage nicht übersteigen. Werden Arbeitnehmer in nur geringem Umfang und gegen geringen Arbeitslohn beschäftigt, so können Sie die Lohnsteuer mit einem pauschalen Steuersatz von 15 % des Arbeitslohnes an das Finanzamt abführen. Ein derartiges Arbeitsverhältnis liegt vor, wenn der Arbeitnehmer laufend beschäftigt wird und bei monatlicher Lohnzahlung die Beschäftigungsdauer 86 Stunden und der Arbeitslohn 430 € nicht übersteigen; bei kürzeren Lohnzahlungszeiträumen darf die Beschäftigungsdauer 20 Stunden und der Arbeitslohn 75 € wöchentlich nicht übersteigen. Bei beiden pauschal besteuerten Arbeitsverhältnissen darf der Arbeitslohn während der Beschäftigungsdauer 15,00 € durchschnittlich je Arbeitsstunde nicht übersteigen. Schuldner der pauschalen Lohnsteuer ist der Arbeitgeber. Im Innenverhältnis kann die pauschale Lohnsteuer allerdings auf den Arbeitnehmer abgewälzt werden. Der Arbeitgeber hat die Steuer unter Berücksichtigung von 7 % pauschaler Kirchensteuer - sofern kein Nachweis über die Nichtzugehörigkeit des einzelnen Arbeitnehmers zu einer Kirche vorliegt - an das Finanzamt abzuführen. Die Lohnsteuer muß grundsätzlich am zehnten Tag nach Ablauf des Lohnsteuer-Anmeldungszeitraums (Monat, Vierteljahr, Jahr) abgeführt sein. Der Arbeitgeber haftet für die Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer.

Gewerbesteuer

Die Höhe der Gewerbesteuerzahlung richtet sich nach der Höhe des Gewerbeertrages und des Gewerbekapitals und dem jeweiligen Hebesatz der Betriebsgemeinde. Die Gewerbesteuervorauszahlungen sind vierteljährlich zu entrichten, sie betragen grundsätzlich ein Viertel der bei der letzten Veranlagung festgestellten Gewerbesteuer. Nach Ablauf eines Kalenderjahres ist eine Gewerbesteuer-Jahreserklärung abzugeben. Alle Unternehmer, deren Gewerbeertrag im jeweiligen Erhebungszeitraum über 24.000 € lag oder deren Gewerbekapital den Betrag von 60.000 € überstiegen hat, müssen eine Gewerbesteuererklärung abgeben. Kapitalgesellschaften müssen eine Gewerbesteuererklärung auf die Höhe des Gewerbeertrags oder die Höhe des Gewerbekapitals abgeben. Das gleiche gilt, wenn das Finanzamt die Abgabe einer Gewerbesteuererklärung verlangt.

LAUFEND WIEDERKEHRENDE MASSNAHMEN DES UNTERNEHMERS

Monatlich

Umsatzsteuer-Voranmeldung

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist in der Regel monatlich abzugeben. Eine vierteljährliche Abgabe ist dann zulässig, wenn die Umsatzsteuerschuld für das Vorjahr weniger als 3.000 € betragen hat. Wurde im Vorjahr kein Umsatz getätigt, so kann die geschätzte Umsatzsteuerschuld (Umsatzsteuer minus Vorsteuerbeträge) für das laufende Jahr als Orientierungsgröße dienen. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung muß bis zum 10. des Folgemonats beim Finanzamt eingereicht werden. Gleichzeitig ist die entsprechende Zahlung fällig. Ist Ihre Vorsteuer höher als die Umsatzsteuer, die Sie Ihren Kunden berechnet haben, entsteht ein Steuerüberhang zu Ihren Gunsten. Führen Sie Ihre Aufzeichnungen sorgfältig. Vorsteuern werden wie Steuervergünstigungen betrachtet, die entfallen, wenn bestimmte Voraussetzungen nicht erfüllt sind. Bei steuerfreien Erwerben aus anderen EG-Mitgliedstaaten fällt eine sogenannte Erwerbssteuer (15 % bzw. 7 %) an; sie ist in der Umsatzsteuer-Voranmeldung gesondert auszuweisen und kann gleichzeitig als Vorsteuer abgezogen werden. Beim Statistischen Bundesamt sind monatlich sogenannte Intrastat-Meldungen abzugeben über Warenbewegungen in andere EG-Mitgliedstaaten, wenn der Wert der Lieferungen bzw. Erwerbe im Vorjahr 100.000 € überschritten hat. Die Auskunftspflicht tritt auch bei Überschreitung dieser Schwelle im laufenden Kalenderjahr ein, und zwar in dem Monat, der auf den Monat der erstmaligen Überschreitung folgt.

Lohnabrechnungen

Löhne und Gehälter müssen abgerechnet und die einbehaltenen Lohn- und Kirchensteuerbeträge an das Finanzamt abgeführt werden. Auch die Sozialversicherungsbeiträge müssen berechnet und entrichtet werden. Arbeiten Sie genau, die Krankenkassen und das Finanzamt kommen zu Ihnen und prüfen nach.

Vierteljährlich

Umsatzsteuer

Über Warenlieferungen in einen anderen EG-Mitgliedstaat ist jeweils bis zum 10. Tag nach Ablauf jeden Kalendervierteljahres beim Bundesamt für Finanzen, Außenstelle Saarlouis, eine sog. "Zusammenfassende Meldung" abzugeben.

Einkommensteuer

Die Einkommensteuer-Vorauszahlungen richten sich zunächst nach der Höhe des von Ihnen erwarteten Einkommens. Das Finanzamt setzt die ersten Vorauszahlungen nach Ihren Angaben im Betriebseröffnungsbogen fest; sie sind vierteljährlich zum 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember zu leisten. Notieren Sie sich den Betrag und die Termine.

Gewerbesteuer

Wenn die bei der Gewerbesteuer geltenden Freibeträge für den Gewerbeertrag (24.000 €) und das Gewerbekapital (60.000 €) überschritten werden, haben Sie ebenfalls vierteljährliche Vorauszahlungen am 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November zu leisten. Die Berechnung der Gewerbesteuer erfolgt zweistufig. Die Grundlage der Gewerbesteuer ist ein Gewerbesteuermeßbetrag, der sich aus 5 % (Steuermeßzahl) des festgestellten Gewerbeertrags und 2 % des festgestellten Gewerbekapitals ergibt. Seit 1993 gelten bei Gewerbebetrieben, die von natürlichen Personen oder Personengesellschaften betrieben werden, für Gewerbeerträge bis 75.000 € ermäßigte Steuermeßzahlen. Das Finanzamt setzt durch Addition der Steuermeßbeträge aus Gewerbeertrag und Gewerbekapital einen einheitlichen Steuermeßbetrag fest. Die Gemeinde multipliziert diesen Meßbetrag mit ihrem jeweiligen Hebesatz. Letztendlich ergibt sich eine Steuerbelastung für die Gewerbeertragsteuer in einer Größenordnung von ca. 20 % des Gewerbeertrags (ohne Berücksichtigung von Freibeträgen) und ca. 0,8 % des Gewerbekapitals. Die Gewerbesteuerzahlungen sind Betriebsausgaben, sie vermindern Ihren Gewinn und sie zahlen dadurch weniger Einkommensteuer.

Jährlich

Am Jahresende werden umfassende Abschlußarbeiten fällig. Hierzu gehören die Inventur durch körperliche Bestandsaufnahme (zählen, messen, wiegen), eine Inventarliste, ein Bestandsverzeichnis des Anlagevermögens, die Abstimmung und der Abschluß der Buchführung, die Gewinnermittlung (vereinfachte Methode oder Bilanz und Gewinn- Verlustrechnung), Abschluß der Lohnkosten, Durchführung des Lohnsteuer-Jahresausgleichs bei den Arbeitnehmern und Ausfüllen der Lohnsteuerkarten. Weiterhin ist die Umsatzsteuer-Erklärung anzufertigen, die Gewerbesteuer-Erklärung abzugeben und die Einkommensteuer-Erklärung einzureichen. Formulare für all diese Erklärungen werden Ihnen von Ihrem Finanzamt zugesandt. Für die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung kann beim Finanzamt ein Antrag auf Dauerfristverlängerung gestellt werden. Die Abgabe der Voranmeldung und die Zahlung des errechneten Steuerbetrags kann so um einen Monat verschoben werden.

DER EHEPARTNER ALS MITARBEITER

In der Regel ist die Mitarbeit des Ehepartners im Unternehmen auch aus steuerlichen Gründen günstig. An Arbeitsverhältnisse mit Familienangehörigen stellt das Finanzamt jedoch erhöhte Anforderungen. So ist ein schriftlicher Arbeitsvertrag abzuschließen und das Arbeitsentgelt auf ein gesondertes Konto des Ehegatten zu überweisen. Vom Finanzamt wird geprüft, ob das Arbeitsverhältnis in allen wesentlichen Bereichen mit einem "normalen" Arbeitsverhältnis zu vergleichen ist.