Ziele setzen
Nat�rlich ist es wichtig, bei allem was man tut das Ziel vor Augen zu haben. Dies gilt f�r private Ziele und berufliche Ziele gleicherma�en.Erfolgreiches Zeitmanagement erfordert eine Definition klarer Ziele. Des Weiteren ist es sinnvoll sich - kurzfristige Ziele
- mittelfristige Ziele und
- langfristige Ziele zu stecken.
�bersicht verschaffen
Um seine Ziele zu erreichen sollte man sich einen �berblick �ber die zur Verf�gung stehenden M�glichkeiten, Mittel und Wege verschaffen. Dazu geh�rt die Analyse des eigenen Verhaltens um Zeitverschwendung festzustellen. Des weiteren die Techniken:Ziel-Mittel-Analyse Welche Mittel und F�higkeiten stehen zur Verf�gung? Welches sind die Vor- und Nachteile der verschiedenen m�glichen Wege? Mind-Map Eine Methode, die beide Hirnh�lften anspricht um sich einen �berblick �ber die Ausgangssituation und seine Ziele zu verschaffen. Priorit�ten setzen
Eine zentrale Technik besteht im analysieren und definieren von Priorit�ten. Folgende Techniken k�nnen daf�r verwendet werden:ABC-Analyse Alle Aufgaben werden in die Kategorien - A sehr wichtig, hohe Priorit�t
- B mittlere Priorit�t
- C geringe Priorit�t
einsortiert. Mission Statement Eine Methode in der man seine eigenen W�nsche, Wertvorstellungen, Ziele und Ideale auf einen Nenner bringt in dem man dies auf einem 1-2 seitigem Dokument festh�lt. Laut Stephen R. Covey (Autor: "7 Wege zur Effektivit�t") kann dies optimal durch eine h�chst effektive, wenn auch etwas morbid scheinende Technik gemacht werden, welche wie folgt funktioniert: Stellen Sie sich vor, sie sind 10 Jahre in der Zukunft und gehen an eine Beerdigung. Freunde und Bekannte sind anwesend. Sie stellen fest, dass Sie selbst im Sarg sind. Nun ist die Frage, was genau m�chten Sie in Ihrer Grabrede h�ren? Um was soll es in Ihrem Leben wirklich gehen? Schreiben Sie dies auf ein Blatt Papier, und finden Sie Ihre Prinzipien und Wertvorstellungen. Es ist wichtig, keine zu kurzfristigen Ziele im Mission Statement zu erw�hnen, sondern sich hier wirklich nur an l�ngerfristigen Dingen, wie ethische Prinzipien, gr�ssere finanzielle Anschaffungen, gr�ssere famili�re Ziele und �hnliches zu erfassen. Es wird empfohlen dieses Mission Statement t�glich durchzulesen um m�glichst effektives Zeitmanagement auf l�ngere Frist zu gew�hrleisten. Diese Methode wird seit vielen Jahren auch f�r ganze Unternehmen oder Organisationen benutzt, kann aber genauso auf Privatpersonen �bertragen werden. Pareto Prinzip Beispiel: In 20 % der zur Verf�gung stehenden Zeit k�nnen 80 % der Aufgaben erledigt werden. Anstatt sich mit Aufgaben aufzuhalten, die keinen wirklichen Mehrwert schaffen, sollte der eigene Perfektionismus gez�gelt werden. Statt also 100 % der Aufgaben erf�llen zu wollen, sollte daher eine zielorientierte Ausrichtung auf die Erf�llung weiterer "80 %-Aufgaben" erfolgen, welche mit nur 20 % des Zeit- und Energieaufwandes erreicht werden k�nnen. Eisenhower Methode Alle Aufgaben werden anhand der Kriterien wichtig/unwichtig und dringend/nicht dringend in vier Quadranten verteilt. Alle Aufgaben im Quadrant unwichtig/nicht dringend werden nicht erledigt. Die Einteilung erfolgt wie folgt: - A Klasse = wichtig und dringend = selber erledigen
- B Klasse = wichtig aber nicht dringend = terminieren oder delegieren
- C Klasse = weniger wichtig aber dringend = delegieren
- D Klasse = weniger wichtig und nicht dringend = l�schen!
Das Eisenhower-Prinzip wird inzwischen sehr kritisch betrachtet. Ein gutes Zeitmanagement soll gerade dringende Aufgaben verhindern. Die Priorisierung/Einteilung der Aufgaben wird demzufolge vorwiegend nach dem Kriterium "Wichtigkeit" vorgenommen! Grundlage der Kritik ist u. a. die Erkenntnis, dass wichtige Aufgaben selten dringend und dringende Aufgaben selten wichtig sind. Dieses Prinzip wurde von US-Pr�sident und Alliierten-General Dwight D. Eisenhower praktiziert und gelehrt. Allerdings werden im englischen Sprachraum die Quadranten anders numeriert: Q1: (Links oben) -Wichtig und dringend: "Feuerl�schaufgaben" Q2: (Links unten) - Wichtig und nicht dringend : Auch wenn es widerspr�chlich erscheint ist dies der wichtigste Quadrant f�r gutes Zeitmanagement, da die speditive Bearbeitung dieses Quadranten den Q1 so klein wie m�glich beh�lt. Q3: (Rechts oben) Unwichtig und Dringend: Z. B. Telefonanrufe privater Natur (muss ignoriert werden oder freundlich verneint werden) Q4: (Rechts unten) - Nicht wichtig, nicht dringend : Kommt praktisch gar nicht vor, da dieser Quadrant sowieso ignoriert wird. Getting Things Done Reduzierung von Projekten auf den n�chsten elementaren Teilschritt und Strukturierung der Schritte nach Zeitpunkt und Ausf�hrungsort. Delegieren Aufgaben, die ebensogut von einem Mitarbeiter auf einer niedrigen Hierarchiestufe erledigt werden k�nnen, sollten von diesem erledigt werden. Planen
Durch richtiges Planen kann die zur Verf�gung stehende Zeit sinnvoller genutzt werden. Hierf�r werden Werkzeuge wie zum Beispiel Terminplaner eingesetzt, sowohl klassisch aus Papier als auch elektronisch wie ein PDA.Techniken hierf�r: Schriftlich Planen Durch schriftliches Planen kann man seine Vergesslichkeit in den Griff bekommen. Mehrere Zeithorizonte Man sollte Tages-, Wochen-, Monats- und Jahrespl�ne erstellen und pflegen. A-L-P-E-N Methode Diese Methode verwendet wenige Minuten pro Tag zur Erstellung eines schriftlichen Tagesplans. Die f�nf Elemente sind: - A: Aufgaben aufschreiben. Aufgaben, Aktivit�ten und Termine werden in einen Tagesplan eingetragen.
- L: L�nge einsch�tzen. Man sch�tzt die voraussichtlich ben�tigte Zeit f�r jede Aufgabe ein.
- P: Pufferzeit. Man sollte maximal 60 % der t�glichen Arbeitszeit verplanen. Der Rest bleibt f�r Unvorhergesehenes reserviert.
- E: Entscheidungen. Durch Priorit�ten setzen, K�rzen und Delegieren wird der Umfang der Arbeiten beschr�nkt.
- N: Nachkontrolle. Am Ende des Tages erstellt man eine Statistik �ber geplante und tats�chlich erledigte Arbeiten. Unerledigtes wird auf den n�chsten Tag �bertragen.
Leistungskurve / Biorhythmus Im Tagesplan sollte man unbedingt seine pers�nliche t�gliche Leistungskurve und seinen Biorhythmus ber�cksichtigen. Des weiteren kann man im Tagesplan die H�ufigkeit von St�rungen im Verlauf des Tages ber�cksichtigen. Goldene Stunde Eine Stunde pro Tag, in der s�mtliche St�rungen ausgeschaltet sind. Kein Telefon, keine E-Mail, B�rot�r verschlossen. Ziel- und Zeitplanbuch Mit einem Zeitplanbuch plant der "Anwender" - wie der Name schon sagt - seine Zeit. Dies f�ngt bei der Tagesplanung an und geht bis zur Jahresplanung oder auch mehr. Eine Tagesplanung besteht aus Terminen und Aufgaben, die beispielsweise nach der ALPEN-Methode (siehe oben) geplant werden k�nnen. Die Wochen-, Monats- und Jahresplanung kann auch in einem Zeitplanbuch erledigt werden. Damit man dies mit einem Zeitplanbuch erledigen kann, enth�lt es die entsprechenden Vordrucke, also z. B. einen Terminkalender mit Aufgabenliste, eine Wochen, Monats- und Jahres�bersicht bzw. die Ziele f�r diese Zeitabschnitte. Man geht bei der Planung dann von den Zielen aus, die man sich im Zeitplanbuch setzt und geht zu den zu erledigenden Aufgaben. Wenn man beispielsweise eine Pr�fung bestehen will, dann ist "die Pr�fung" ein Ziel in vielleicht zwei Monaten. Man unterteilt dann den Weg dorthin in kleine Portionen. Die Kapitel eines Buchs oder eine kleine Teilmenge von Vokabeln sind dann dies Portionen (Aufgaben). Eine Woche vor der Pr�fung k�nnte man dann noch eine Wiederholung des Stoffs einplanen. Ein Zeitplanbuch existiert in Papier- oder elektronischer Form. Bei Zeitplanb�chern aus Papier haben sich zwei Formate durchgesetzt. Das DIN A5 Format, das sich f�r alle eignet, die insbesondere zahlreiche Termine und Aktivit�ten pro Tag planen m�ssen. Wer viel mitschreibt oder schriftlich plant, findet im Format A5 genug Raum f�r seine Ideen. Bei dem kleineren Format, das auch als Westentaschenformat bezeichnet wird, gibt es zwischen den Herstellern von Zeitplanb�chern gro�e Abweichungen in Papierformat und Lochung. Dieses Format eignet sich f�r alle, die ihren Planer in der Jackentasche mit sich f�hren wollen. Ein solches Buch ist eher f�r Planer geeignet, die einen Wochenkalender pflegen. Daneben existieren Loseblatt-L�sungen wie Hipster PDA und DIN A6 Informationssystem (DAISY). B�ndelung Gleichartige Arbeiten werden zusammengefasst. Salami-Taktik Gro�e, un�bersichtliche Aufgaben werden in kleinere, �berschaubare Schritte zerteilt. Motivation
Zu diesem Bereich geh�ren:- Positive Einstellung
- Erfolgskontrolle
Eine t�gliche Erfolgskontrolle des eigenen Tagesplans kann extrem motivierend wirken.
- Erfolgserlebnis
Genie�en des eigenen Erfolgs.
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