| Pressekonferenzen 1. Programm - Festlegen des Themas
- Rechtfertigt das Thema die Einberufung einer Pressekonferenz ?
- Auswahl der Redner
- Abfolge der Vorträge
- Verteilung der Redezeit
- Verfügbarkeit der Redner
- Anreise / Abholung der Redner organisieren bzw. sicherstellen
- Moderator festlegen
2. Terminierung - Verfügbarkeit der Journalisten zum avisierten Termin klären
- Überschneidung mit anderen Pressekonferenzen
- Berücksichtigung lokaler bzw. saisonaler Besonderheiten
- Festlegung der Uhrzeit bei Berücksichtigung des Redaktionsschlusses
- Persönliche Abstimmung des Termins mit wichtigen Journalisten
3. Auswahl der Örtlichkeit - Intern / Extern
- Entspricht die Raumgröße der erwarteten Personenzahl ?
- Sitzordnung
- Beleuchtung
- Akustik
- Mikrofonanlage
- Elektrische Anschlüsse
- Garderobe
- Parkplätze
- Eindeutige Beschilderung
- Telefone
4. Buchung / Sicherung des Veranstaltungsortes 5. Kostenplan - Raummiete
- Technische Ausstattung
- Bewirtung
- Übernachtung für Redner bzw. Journalisten
- Reisekosten
- Hilfspersonal
6. Presseeinladungen - Verteiler für Einladungen festlegen
- Einladungen einschließlich Rückantwortkarten drucken
- Versand rechtzeitig vor der Veranstaltung (mindestens 10 Tage)
- Lageskizze des Veranstaltungsortes
- Vorabeinladung zur Terminblockade per Fax oder Telefon
- Nachfaßaktion kurz vor der Veranstaltung (telefonisch und / oder schriftlich)
7. Personal und Technik - Technisches Personal
- Garderoben Personal
- Hostessen
- Dolmetscher
- Simultanübersetzungsanlage
- Übertragung auf Videogroßleinwand
- Overheadprojektor
- Diaprojektor
- Video
- Tafeln und Modell
- Plakate
- Veranstaltungssekretariat
- Namenschilder
- Tischschilder
- Eigener Fotograf
- Beleuchtung, Belüftung, Beheizung, Beschallung, Bestuhlung und Sitzordnung prüfen
- Video- bzw. Tonmitschnitte organisieren
8. Teilnehmerliste und Ablaufplan an alle Beteiligten 9. Pressegeschenk - Auf angemessene Kosten achten
- Inhaltliche Verbindung zum Anlaß
10. Versand von Pressemappen an nicht erscheinende Journalisten |
